Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji zrealizować założenia projektu w terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje określone uprawnienia oraz przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania sprawozdań określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.